Shopping at "Toko Petra" Kapasan Surabaya

Dear all,
Hari ini saya sedikit menyinggung tentang sistem pengendalian internal sebuah toko supplier bahan dan alat menjahit di Surabaya bernama Petra. As information, Toko Petra di Jalan Kapasan ini bagi saya cukup lengkap- bahkan sangat lengkap. Toko ini menjual bermacam alat dan bahan menjahit serta hiasan dan asesoris lain yang dibutuhkan untuk mempercantik busana. Saya tertarik dengan kancing baju yang bermacam- macam model dan warnanya.
Sebagai seorang pekerja sekaligus mahasiswa, saya memiliki side job yaitu menerima pesanan bros dan jepit handmade berbahan dasar pita satin. Well, Toko Petra tentu menjadi tujuan utama saya. Dua hari lalu, tepatnya tanggal 22 Mei 2015 adalah bukan pertama kalinya saya mengunjungi toko tersebut. Namun, hari itu saya merasa ada beberapa hal yang membuat saya (tidak terlalu) kecewa.
Sebelumnya akan saya jelaskan mengenai aturan pembelian barang di toko tersebut. Setiap pembeli harus mendaftar dulu di CS (Customer Service) untuk bisa dilayani oleh Sales toko. Jangan dibayangkan CS adalah tempat yang luas, dingin dengan bangku berjajar yang nyaman. Yang dimaksud CS disana hanya berjarak tiga langkah dari Kasir, dan rupanya hanya satu orang berdiri di depan etalase asesoris dengan membawa nota sambil mencatat urutan pembeli. Setelah mengantri untuk dipanggil CS barulah pembeli mendapat kesempatan untuk dilayani Sales-nya. Setelah selesai berbelanja maka Sales akan membuatkan nota penjualan berisi nama barang, harga dan total pembelanjaan. Setelah selesai dibuatkan nota maka pembeli harus mengantri di kasir ( yang jaraknya tiga langkah dari CS tadi) untuk transaksi. Setelah transaksi selesai maka nota transaksi dan nota manual dibawa lagi ke CS untuk mengambil barang belanjaan tadi. Dan.. selesai sudah proses belanja di Toko Petra.
Sebagai seorang yang sudah kenal dengan sistem di toko tersebut, maka saya pun dengan tertib mengikuti aturan yang ada. Sore itu tampak sangat padat pengunjung. Tiga langkah jarak antara CS dan Kasir pun penuh terisi oleh ibu- ibu yang sedang berbelanja, sehingga susah membedakan mana  yang pengunjung, Sales, CS atau Kasir. Sore itu saya hanya ingin membeli dua macam kancing baju sebagai asesoris untuk bros dan jepit rambuat saya. Kancing dan segala asesoris telah didisplay di bagian yang mudah dijangkau sehingga pembeli mudah mengambil dan memilih sendiri jenis yang diinginkan. Melihat cara display seperti itu dan situasi yang crowded tersebut maka saya berpikir bahwa semestinya untuk barang yang didisplay bisa langsung bayar di kasir. Daaan... ternyata saya salah. Jadi saya tetap harus ke CS, mengantri bersama ibu- ibu yang sedang kepanasan. Yeah.. demi dua macam kancing baju yang saya butuhkan. Giliran nama saya dipanggil, maka saya langsung menyerahkan item yang saya pegang kepada Sales yang ditunjuk CS untuk melayani saya. Si Sales (sebut saja Sales A) langsung membuat nota untuk saya, namun ditengah menulis tiba- tiba dia berhenti lalu pergi ke Sales lain ( Sales B) untuk tanya kode item yang saya beli. Lama saya tunggu, ternyata kancing baju saya sudah berpindah tangan ke Sales C. Sepertinya Sales B tadi juga tidak hafal kode item yang saya beli. Dengan sabar saya menunggu sampai akhirnya tiba pembayaran di kasir- lalu kembali ke CS untuk mengambil item yang saya beli. Jadi, untuk membeli dua macam kancing yang hanya muat digenggam tangan saya membutuhkan waktu sekitar 30 menit. Keren kaann....
Seandainya saja semua item yang di- display tersebut diberi barcode sehingga pengunjung bisa membeli secara langsung dengan sistem cash and carry tanpa harus berputar- putar di ruangan tersebut, mungkin pengunjung tidak akan selelah saya. Dengan begitu penjualan bisa berjalan lebih cepat, pelanggan yang pembeliannya tidak banyak bisa langsung terlayani, efisien, efektif dan saya yakin pelannggan akan bertambah banyak dengan sistem tersebut. Sistem penjualan yang harus melalui CS tentu dibuat bukan tanpa alasan. Saya yakin sistem tersebut dibuat untuk menghindari kesalahan item, fraud (kecurangan), dll. Sistem itu bagus juga untuk penjualan item yang display didalam etalase, yang notabene memang perlu seseorang untuk membantu mengambil dari etalase tersebut. Tetapi untuk barang yang di-display?? bahkan barang tersebut ada di meja depan kasir itu sendiri?? harus lewat CS dulu?? Saya bisa membayangkan perasaan ibu- ibu yang lagi kepanasan kemarin :)
Sungguh, saya akan sangat senang apabila ada perubahan sistem penjualan di Toko Petra. Apakah dengan kejadian tersebut membuat saya tidak lagi berbelanja disana? Tidak. Saya tetap berbelanja disana karena saya tahu di Toko Petra sangat lengkap item-nya :)
Well, berbicara masalah sistem pengendalian intern memang tidak akan habisnya. Jika item yang didisplay tersebut harus diberi barcode, mungkin akan timbul lagi pertanyaan tentang biaya cetak barcode, tenaga kerja untuk pemasangan barcode, dll. Belum lagi resiko biaya pengadaan barcode berpengaruh secara signifikan terhdap laba toko. Nah loh..  Kalau sudah ke arah sana tentu akan menjadi panjang, ya :)
Jadi lebih baik akan saya bahas di post yang berikutnya :)

Well, See you on my next post, guys !!